یکی از مهمترین مهارتهای یک حسابدار حرفهای، ثبت سند حسابداری است. این فرآیند به طور خلاصه به ثبت هر نوع رویداد مالی به صورت مکتوب گفته میشود تا بتوان دادههای جمع آوری شده را در آینده برای بررسی دقیقتر استفاده کرد. اگر ثبت انواع سند حسابداری با دقت انجام نشود، در پایان دورههای مالی دادهها دقیق جمع آوری نشده و مشکلاتی نیز به وجود میآورند. از این جهت باید همواره به هدف اصلی ثبت سندهای حسابداری، یعنی جمع آوری اسناد مالی و ایجاد نظم و ترتیب در آنها دقت داشت تا بتوان در پایان دورههای مالی از آنها استفاده کرد.
آنچه در این صفحه میخوانید
ثبت سند حسابداری چیست و چه اهمیتی دارد؟
یکی از روشهای استاندارد و شناخته شده در امور حسابداری، ثبت حسابداری است که در آن هر نوع رویداد مالی چه کوچک و چه بزرگ ثبت میشود. این فرآیند جزو وظایف حسابداری داخلی بوده و نقش بسیار موثری را در شفاف سازی امور مالی در شرکتها دارد. با استفاده از این روش میتوان کلیه تراکنشها را به گونهای ثبت کرد که امکان پیگیری آسان از آنها در آینده وجود داشته باشد.
بنابراین، به دلیل نیاز تمامی کسب و کارها برای تحلیل، مقایسه و پیگیری دادههای مالی در آینده، باید تمامی فرآیند ثبت سندهای حسابداری با دقت انجام شوند تا در پایان دوره مالی مشکلات جدی به وجود نیایند. بنابراین، هدف اصلی برای ثبت سندهای حسابداری، جلوگیری از هر گونه اختلاف، دستکاری، تغییر و انحراف داده هاست و میتواند امور حسابداری را هوشمندانهتر انجام دهد.
انواع ثبت سند حسابداری چه هستند؟
ثبت سند حسابداری، حوزههای مختلفی را پوشش میدهد و باید مطابق با استانداردهای حسابداری انجام شود. از حسابداری فروش شرکتهای عرضه کننده کالا گرفته تا حسابداری حقوق و دستمزد ادارات و شرکتهای بزرگ با ثبت اسناد حسابداری همراه هستند. از جمله مهمترین سندهای حسابداری قابل ثبت عبارتند از:
۱. ثبت سند حقوق و دستمزد
در این نوع سند حسابداری، دادههای مالی به عنوان حقوق و دستمزد ثبت میشوند و در واقع زیر مجموعهای از خدمات حسابداری و دستمزد هستند. این هزینهها، جزو هزینههای جاری شرکت محسوب میشوند و شامل موارد زیر هستند:
- حقوق پایه: حداقل حقوق دریافتی از سوی کارگران است که هر ساله مبلغ ان توسط دولت مشخص میشود.
- اضافه کاریها: کلیه ساعات اضافه کاری باید در سند حقوق و دستمزد ثبت شوند. هر کارمند اگر خارج از تایم کاری ۸ ساعته کار کند، باید اضافه کاری دریافت کنید که مبلغ آن نیز هر ساله توسط وزارت کار تعیین میشود.
- سایر حقوق: هر کارمند از حق مسکن، حق فرزند و خوار و بار نیز بهره مند میشود. این حقوق هر ساله و یا هر ماهه به کارکنان یک مجموعه داده میشوند و باید جزئیات آنها در سند حقوق و دستمزد ثبت شود.
۲. ثبت سند حسابداری ارزش افزوده
ثبت سند حسابداری مالیات بر ارزش افزوده، فرآیند ثبت مبلغ مالیات دریافتی از مشتریان و پرداختی به سازمان امور مالیاتی است. این سند برای شفافسازی وضعیت بدهی یا طلب شرکت از دولت کاربرد دارد و یکی از بخشهای الزامی در گزارشات مالی دورهای محسوب میشود. بنابراین، معمولا برای خوداظهاری مالیاتی و تنظیم اظهارنامهها، داشتن این سندهای حسابداری در هر شرکت اهمیت زیادی دارد.
۳. ثبت سند حسابداری افزایش سرمایه
در صورت نیاز به افزایش سرمایه در شرکتها و ادارات، باید سند حسابداری مربوط به آن در دفاتر مالی ثبت شود. افزایش سرمایه ممکن است از محل آورده نقدی سهامداران، مطالبات یا تجدید ارزیابی داراییها باشد. ثبت دقیق این نوع سند حسابداری، وضعیت حقوق صاحبان سهام را بهدرستی نشان میدهد و از اختلافات رایج هنگام سوددهی به سرمایه گذاران جلوگیری میکند. خود سندهای حسابداری افزایش سرمایه دارای چندین نوع مختلف هستند که عبارتند از:
- ثبت سند حسابداری افزایش سرمایه از محل تجدید ارزیابی: در این نوع افزایش سرمایه، شرکت داراییهای خود را بر اساس ارزش روز مجددا ارزیابی میکند و مازاد حاصل از آن را به حساب سرمایه منتقل میکند. ثبت سند تجدید ارزیابی داراییها باعث افزایش شفافیت مالی و بهبود ترازنامه شرکت میشود و ثبت آن برای شرکتهای تولیدی و فروش اهمیت بسیار زیادی دارد.
- ثبت سند حسابداری افزایش سرمایه از محل مطالبات حل شده: در صورتی که سهامداران مطالبات خود از شرکت را به سرمایه تبدیل کنند، ثبت این تغییر در دفاتر حسابداری الزامی است. این نوع افزایش سرمایه باعث کاهش بدهیهای شرکت و تقویت ساختار سرمایهای آن میشود و معمولا در شرکتهای در حال توسعه کاربرد دارد.
- ثبت سند حسابداری افزایش سرمایه شرکت سهامی خاص: در شرکت سهامی خاص، افزایش سرمایه باید طبق تصمیم مجمع عمومی و بر اساس مقررات ثبت شود. سند حسابداری این فرآیند شامل ثبت آوردههای نقدی یا غیرنقدی سهامداران و بهروزرسانی حساب سرمایه است. این ثبت به شفافیت مالی و انطباق با الزامات قانونی کمک میکند.
۴. ثبت سند حسابداری اموال و اثاثیه
ثبت سند اموال و اثاثیه مربوط به داراییهای ثابت مشهود شرکت مانند میز، صندلی، تجهیزات اداری و کامپیوترهاست. این ثبت به کنترل و استهلاک صحیح داراییها کمک میکند و پایهای برای محاسبه دقیق هزینهها و ارزش خالص دارایی شرکت است. لیست اموال شرکت باید با دقت و با یک کد در نرم افزار یا به صورت دستی ثبت شوند. هر وسیله باید دارای تاریخ تحویل و کد مخصوص در بدنه باشد. بنابراین، در سندهای حسابداری اموال و اثاثیه کلیه اطلاعات مهم از جمله مشخصات تحویل گیرنده و تحویل دهنده، مسئول واحد، نام دارایی، کد دارایی، تعداد دارایی و شماره آن ذکر میشود.
۵. ثبت سند حسابداری اندوخته قانونی
اندوخته قانونی بخشی از سود خالص شرکت است که طبق قانون تجارت باید تا سقف مشخصی در حسابی جداگانه نگهداری شود. ثبت سند اندوخته قانونی، نشاندهنده رعایت الزامات قانونی و تقویت پشتوانه مالی شرکت است. این حساب معمولا در قسمت حقوق صاحبان سهام ثبت میشود.
۶. ثبت سند حسابداری ابطال ضمانت نامه بانکی
زمانی که مهلت ضمانت نامه بانکی پایان یافته یا تعهد مربوطه انجام میشود، باید سند ابطال آن در دفاتر حسابداری ثبت شود. این ثبت باعث حذف بدهی یا تعهد احتمالی از حسابها و شفافسازی وضعیت مالی شرکت خواهد شد. هدف اصلی از این ثبت حسابداری، تطبیق دقیق اطلاعات بانکی با دفاتر حسابداری است تا از خطاهای احتمالی در آینده جلوگیری شود.
نتیجه گیری
اهمیت ثبت سند حسابداری به قدری زیاد است که باید حتما با توجه به استانداردهای حسابداری و بسته به نوع شرکت، این سندها را ثبت و تنظیم کرد. گروه محاسب گران فرتاک، بهترین تیم و گروه حسابداری مالی را در اختیار شما قرار میدهند تا بتوانید از حسابداران حرفهای برای ثبت سندهای حسابداری کمک بگیرید. ثبت این اسناد، اولین قدم برای ورود به دنیای شفاف حسابداری و کاهش خطاها و انحراف در دادههای مالی و مالیاتی است.
بدون دیدگاه