تنخواه مبلغی است که طبق قوانین حسابداری نزد اشخاص، اما به نام شرکت قرار میگیرد و فرد تنخواه گردان موظف است که این مبلغ را به شرکت پرداخت نماید. تنخواه گردانی فرآیندی است که در آن یک فرد با نام تنخواه مسئولیت پرداخت هزینههایی که به حساب او واریز میشوند، اما در واقعیت مربوط به یک شرکت هستند را برعهده میگیرد. اصول تنخواه گردانی و توجه به فرآیندهایی که بدین منظور انجام میشوند از اهمیت بسیار زیادی در امور حسابرسی و حسابداری داشته که در ادامه مقاله قصد داریم به طور کامل در مورد آنها صحبت کنیم.
آنچه در این صفحه میخوانید
تنخواه گردانی چیست؟
تنخواه گردانی (imprest funds) در حسابداری یکی از انواع عملیاتهایی است که توسط مسئول مربوطه با نام تنخواه انجام میشود. تنخواه گردان فردی است که مبلغ مشخصی را تحت عنوان تنخواه در اختیار او قرار میدهند و این فرد باید با پایبندی به قوانین شرکت، این مبلغ را در جهت منافع شرکت و امور مالی پرداخت نماید. بنابراین، فرآیند تنخواه گردانی فرآیندی است که یک فرد تنخواه گردان باید انجام دهد تا بتواند بودجه مالی که در اختیار او قرار داده شده است را در جهت منافع شرکت پرداخت نماید.
انواع تنخواه گردانی در حسابداری
تنخواه گردانی در واقع یک وظیفهای است که به تنخواه گردان معوق میشود و نمیتوان آن را به عنوان یک پروسه و یا روش حسابداری شناخت. در نظر گرفتن یک تنخواه گردان در شرکت میتواند مزایای زیادی را به همراه داشته باشد و این موضوع ایجاب میکند که حتما برای کاهش فشار مالی با دریافت مشاوره مالی، یک تنخواه گردان نیز برای شرکت خود انتخاب نمایید. این روش به دو صورت ثابت و متغیر انجام میشود.
تنخواه گردان ثابت
تنخواه گردان ثابت یکی از روشهای تنخواه گردانی است که در آن تنخواه گردان با توجه به نیازهای مالی شرکت هر ماه مبلغی را پس از تایید امور مالی شرکت در حساب خود دریافت میکند. تنخواه گردان موظف است که در همان ماه و یا در بازه زمانی توافق شده، خریدها و نیازهای شرکت را برآورده نماید و در پایان هر ماه نیز مسئول است که به صورت خلاصه پرداختهای ماه قبل را ارائه کند. تنخواه گردانهای ثابت نباید هیچ هزینه اضافهای را به غیر از هزینههای تعیین شده از سوی امور مالی انجام دهند، در غیر این صورت باید پاسخگو باشند.
تنخواه گردان متغیر
تنخواه گردان متغیر یکی دیگر از انواع روشهای تنخواه گردانی در حسابداری است که در آن یک سقف مبلغ مشخص در نظر گرفته میشود. این سقف مبلغ از سوی مدیران مجموعهها تعیین میشود و برای هزینههای شرکت و خرید محصولات مختلف در حساب تنخواه گردان قرار میگیرد. در پایان دوره تعیین شده، تنخواه گردان موظف است که رسیدهای پرداخت و اسناد رسمی هزینهها را با مبلغ باقی مانده تنخواه به حسابداری تحویل دهد. در واقع ممکن است بخشی از مبلغ در نظر گرفته شده، باقیمانده باشد.
هدف از تنخواه گردانی چیست؟
ایجاد حساب تنخواه گردان در شرکتها و مجموعههای حسابداری مختلف میتواند مزایای زیادی را به همراه داشته باشد و همین موضوع باعث تقاضای بسیاری از شرکتها و مجموعههای حقوقی برای تعیین فرد تنخواه گردان شده است. از جمله مهمترین مزایای ایجاد حساب برای تنخواه گردان میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
کاهش حجم عملیات حسابداری
یکی از مهمترین مزایای در نظر گرفتن حساب تنخواه گردان، کاهش حجم عملیات نقدی و حسابداری است. تنخواه گردان میتواند به صورت مستقیم و بدون نیاز به اجازه بانکی شرکتها و صندوق، خرید شرکت و موارد مشابه را انجام دهد. در این صورت عملیات و خدمات حسابداری مالی در شرکت نیز بسیار کاسته میشوند.
کنترل دقیق وجه نقد در شرکت
تنخواه گردان دارای یک حساب مشخص و قابل دسترس برای حسابداران است. نظارت و کنترل وجه نقد برای هزینههای جزئی و نقدی در شرکتها با وجود تنخواه گردان سادهتر شده و در عین حال میتوان هزینههای شرکت را نیز محاسبه نمود.
پرداخت سریعتر هزینهها
هزینههای جزئی و ضروری، هزینههاییاند که باید به صورت روزمره و در دورههای مختلف پرداخت شوند. پرداخت این هزینهها مهم و ضروری است، اما میتواند باعث افزایش فشار حسابداری شود؛ چرا که عملا نمیتوان برای هر پرداخت جزئی یک صورت حساب مالی در نظر گرفت. با ایجاد حساب تنخواه گردان، میتوان هزینههای ضروری را سریعتر پرداخت نمود تا بتوان نیازهای شرکت را با سرعت بیشتری برطرف کرد.
فرآیند تنخواه گردانی
برای ایجاد حساب تنخواه گردان باید ۵ مرحله زیر را انجام داد:
- در مرحله اول چک در وجه متصدی تنخواه گردان در شرکت یا پروژههای مختلف صادر میشود.
- وجه بابت هزینههایی که تنخواه گردان باید پرداخت کند، به صورت ماهانه، هفتگی و یا سالانه پرداخت خواهد شد.
- مدارک و مستندات رسمی و غیر رسمی مربوط به هزینههای پرداخت شده به تنخواه گردان به واحد حسابداری برای بررسی اسناد و ممیزیها ارائه خواهند شد تا حسابداران پرداخت و تسویه حسابها را تطبیق دهند.
- پرداختهای تنخواه گردان تایید میشود و چک برای او صادر خواهد شد تا بتواند معادل هزینههای انجام شده در یک دوره مالی خاص، فرآیند تنخواه گردانی را انجام دهد.
- فرد متصدی تنخواه گردانی میبایست مازاد هزینه تنخواهی که در اختیار دارد را به حساب شرکت یا صندوق عودت دهد و رسید مربوط به آن را دریافت کند. با این کار بدهی از او کسر خواهد شد.
مهمترین وظایف تنخواه دار
تنخواه دار فردی است که مورد تایید و اعتماد شرکت بوده و مبلغی را در یک دوره مالی مشخص دریافت میکند. وظایف تنخواه دار یا گردان بسیار حساس و حائز اهمیت بوده و همین موضوع ایجاب میکند که این افراد با بررسی دقیق و پس از اثبات درستکاری و متعهد بودن انتخاب شوند. تنخواه دار میبایست در ازای پولی که دریافت میکند، هزینهها و خریدهای یک شرکت را پرداخت کند و فاکتورها و اسناد هزینههای پرداخت شده را نیز ارائه کند. تنخواه دار فقط یک پرداخت کننده است و تعیین هزینهها و یا خرید به صورت مستقیم برعهده او نیست. به طور کلی، میتوان وظایف تنخواه دار را به شرح زیر بیان کرد.
- پرداخت هزینههای مورد نیاز پس از دریافت حواله و یا دستور شخص خاص
- کسب اعتبار لازم برای انجام هزینههای مختلف
- دریافت مدارک لازم پس از انجام هزینه مانند فاکتور
- درخواست و دریافت رسید کالاها
- تعیین هزینه مورد نظر برای تحویل مدارک
- پیگیری جهت دریافت یا افزایش تنخواه جدید
- ثبت مبلغ تنخواه دریافتی و هزینههای انجام شده با آن
محاسب گران فرتاک؛ مشاور مالی شما در شرکت
تنخواه گردانی یکی از فرآیندهای تخصصی و مهم است که در آن مبلغی تحت عنوان تنخواه برای پرداخت هزینههای شرکت نزد یک شخص حقیقی قرار میگیرد. انتخاب بهترین تنخواه گردان یکی از مهمترین اقداماتی است که باید انجام دهید. شرکت محاسب گران فرتاک با بررسی و نیازسنجی شرکت شما برای استخدام تنخواه گردان، به شما برای استفاده از این امکانات کمک میکنند. این شرکت ارائه دهنده خدمات حسابداری مالیاتی، خدمات تامین اجتماعی، خدمات حسابداری مالی و مشاوره مالی تلفنی و حضوری است و با تیم متخصص خود برای رشد کسب و کارتان کمک میکند.
بدون دیدگاه